Magán- vagy munkacélú használat?
A céges autóflotta adózásában, leginkább az ÁFA visszaigényelhetőség tekintetében döntően eltérő részt képvisel, hogy a gépjárművet milyen arányban használták magáncélra és munka jellegű utazásra. A jó elkülöníthetőséget ma már megbízható informatikai eszközök segíthetik, amelyek kimutatásait az adóhatóság is kérdőjelek nélkül elfogadja. Az alkalmazás és az ebből nyert, végül az adólevonást megalapozó nyilvántartások hatékonyságának és az adóhatóság általi elfogadhatóságának megalapozása a legjobban akkor biztosítható, ha ez valamennyi olyan adatot tartalmaz, amelyet egyébként egy szokványos és az adóhatóság által jellemzően elfogadott papíralapú útnyilvántartások tartalmaznak. Lényeges, hogy beazonosítható legyen a gépjármű, amelyre a nyilvántartás vonatkozik; a gépjárműhasználat jellege; a gépjárművet használó személye; a gépjárműhasználat időpontja, időtartama; az indulási és érkezési hely, illetőleg általában az útvonal és távolság; valamint az utazás céljával érintett partner, amely végső soron igazolja a használat céges, tehát adóköteles tevékenységhez kapcsolódó voltát.
Természetesen a gépjármű beazonosítását, a használat időtartamát illetőleg magát az útvonalat és távolságot a berendezés lényegéből fakadóan eleve rögzíti, a gépjárművet használó személyének és a használat jellegének beazonosítására pedig egyszerű ám biztonságos kódok (egyfajta PIN-kódok) lehetnek a legalkalmasabbak, míg a partner rögzítése és későbbi visszakereshetősége érdekében azt javasoljuk, hogy az adott utazás kapcsán a gépjármű használója néhány karakternyi terjedelemben rögzítse a partner nevét és a találkozó jellegét. Utóbbira azért van szükség, mivel a céges, üzleti találkozók gyakorta nem a partnerek bejegyzett telephelyein, székhelyén valósulnak meg, hanem sokszor éttermekben, szállodák erre a célra fenntartott business lounge jellegű helyiségeiben, amelyek utólagos, akár évekkel későbbi visszakövetése pusztán a desztináció alapján akár lehetetlen feladatnak is bizonyulhat. Ez pedig azzal fenyegethet, hogy az adóhatóság kétségbe vonja a nyilvántartás hitelességét és ezáltal az annak alapján gyakorolt adólevonási jogot.
Mindez felvethet olyan adatvédelmi szempontokat, hogy a magánhasználat jellegét hogyan és milyen módon tartja nyilván az informatikai megoldás. Erre a megoldás az, hogy míg a céges adatoknál a műholdas berendezés által rögzített adatok a nyilvántartásba kerülnek, a magáncélú használat részletei viszont automatikusan törlődnek.
